효율적인 회의 진행 비법

‘회의가 너무 길다’, ‘회의 때문에 일을 할 수 없다’ 등 회의에 대한 불만을 토로하는 직장인이 많습니다. 나 역시 젊은 시절에 이런 생각을 자주 했습니다. 그럼 어떻게 해야 회의가 길게 느껴지지 않을까요? 먼저 회의가 유용하다는 관점에서 생각해보도록 해요. 일반적으로, 회의는 정보만을 전달하기 위해 여러 사람이 개최하는 경우가 많습니다. 회의라기보다는 연락회라고 할 수 있습니다. 즉, 많은 회의는 정보 전달을 목적으로 하는 커뮤니케이션 미팅의 성격을 가지고 있습니다. "지난주 판매량을 공유한 데이터를 볼 수 있습니다. 세부 사항을 살펴보면" 하며 정보만 공유합니다. 그러므로 그와 직접적인 관계가 없는 사람들은 시간을 쓸모없게 느낄 수밖에 없습니다. 단순히 정보 전달의 목적이라면 이메일로 가능합니다.

필요한 회의가 되기 위해서는 먼저 회의의 목적을 명확히 정해야 한다. 원래 회의의 목적은 다음과 같은 세 가지다.

• 의사를 결정하는 자리
• 약속을 존중하는 자리
• 문제를 해결하는 자리

요약하면 회의는 문제를 해결하기 위해 의사 결정, 약속 확인 또는 아이디어 도출 중 하나에 해당해야 하며 그 이외는 회의가 아닌 우편, 문서 회람 또는 가벼운 대화로 대체할 수 있습니다.

우선 목적이 명확한지 확인해야 합니다. 그리고 아무도 의견이 없으면 발언자를 기다리거나 발언 기회가 특정인에게만 집중되면 회의가 지루해집니다. 그렇다고 해서 시계방향으로 돌려서 의견을 말할 수 있는 것은 아니다. 이 방법은 의욕이 없는 옆 사람의 의견에 편승하기 쉽습니다. 연설 내용이 한쪽으로 치우치지 않도록 먼저 자신이 하고 싶은 말을 메모해 두면 됩니다.

그리고 회의를 열고자 할 때는 아래 사항들을 검토해보자.

• 회의의 목적은 무엇인가?
• 반드시 회의를 해야 하는가? 그 외 방법은 불가능한가?
• 회의가 필요하면 회의 목적과 준비사항 및 사전에 생각해 봐야 할 것들을 미리 알린다.
• 회의 시간을 줄이도록 노력하자(일반적으로 60분 내외로 하고, 아무리 길어도 90분은 넘지 않을 것).
• 회의를 빠르게 진행하고 의견이 편중되지 않도록 메모지를 활용하자.

그리고 회의 주최자는 위의 다섯 가지 사항이 모호하다고 판단 될 시, 분명하게 정한 뒤 참석자들에게 사전에 알려야 합니다. 회의 중 시간이 길어질 것 같으면 의견을 정리하고 화이트보드를 적극적으로 활용하길 추천합니다. 회의 시간을 단축하기 위해서는 의견을 정리하고 기록하는 것이 중요하며, 보드나 칠판을 얼마나 잘 활용하느냐에 따라 회의 시간이 달라질 수 있습니다.